一、 件 的 構(gòu) 成

《 規(guī) 則 》 5 ． 1. 1 規(guī) 定 ， 歸 檔 文 件 一 般 以 每 份 文 件 為 一 件 。 正 文 、 附 件 為一 件 ； 文 件 正 本 與 定 稿 （ 包 括 法 律 法 規(guī) 等 重 要 文 件 的 歷 次 修 改 稿 ） 為 一 件 ；轉(zhuǎn) 發(fā) 文 與 被 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 為 一 件 ； 原 件 與 復(fù) 制 件 為 一 件 ； 正 本 與 翻 譯 本 為 一 件 ； 中文 本 與 外 文 本 為 一 件 ； 報(bào) 表 、 名 冊(cè) 、 圖 冊(cè) 等 一 冊(cè) （ 本 ） 為 一 件 （ 作 為 文 件附 件 時(shí) 除 外 ） ； 簡(jiǎn) 報(bào) 、 周 報(bào) 等 材 料 一 期 為 一 件 ； 會(huì) 議 紀(jì) 要 、 會(huì) 議 記 錄 一 般 一次 會(huì) 議 為 一 件 ， 會(huì) 議 記 錄 一 年 一 本 的 ， 一 本 為 一 件 ； 來 文 與 復(fù) 文 （ 請(qǐng) 示 與 批復(fù) 、 報(bào) 告 與 批 示 、 函 與 復(fù) 函 等 ） 一 般 獨(dú) 立 成 件 ， 也 可 為 一 件 。 有 文 件 處 理 單或 發(fā) 文 稿 紙 的 ， 文 件 處 理 單 或 發(fā) 文 稿 紙 與 相 關(guān) 文 件 為 一 件 。

1、單 份 文 件 為 一 件

一 般 來 說 ， 歸 檔 文 件 一 般 以 “ 自 然 件 " 為 一 件 ， 即 以 單 份 文 件 作 為 一件 。 如 《 × × 局 關(guān) 于 深 人 學(xué) 習(xí) 宣 傳 貫 徹 黨 的 十 八 大 精 神 的 通 知 》 《 × × 局關(guān) 于 開 展 年 度 考 核 工 作 的 實(shí) 施 意 見 》 等 ， 這 兩 份 文 件 應(yīng) 各 自 作 為 一 件 ， 每件 作 為 一 個(gè) 整 理 單 位 。 《 規(guī) 則 》 修 訂 還 明 確 了 “ 來 文 與 復(fù) 文 （ 請(qǐng) 示 與 批復(fù) 、 報(bào) 告 與 批 示 、 函 與 復(fù) 孓 等 ） 一 般 獨(dú) 立 成 件 " ， 強(qiáng) 調(diào) 以 單 份 文 件 作 為 一件 的 原 則 。

2、多 份 文 件 為 一 件

有 些 文 件 ， 比 如 正 文 與 附 件 、 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 與 被 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 等 ， 各 部 分 雖 有 一 定 的獨(dú) 立 性 ， 但 在 內(nèi) 容 上 密 切 相 關(guān) ， 分 散 整 理 可 能 會(huì) 出 現(xiàn) 歸 檔 不 完 整 ， 或 歸 檔 后不 便 于 利 用 ， 故 《 規(guī) 則 》 規(guī) 定 此 類 文 件 應(yīng) 作 為 一 件 進(jìn) 行 整 理 。 此 外 ， 正 本與 其 他 稿 本 、 原 件 與 復(fù) 制 件 等 ， 如 果 沒 有 組 合 在 一 起 ， 其 中 之 一 在 檢 索 上 往往 沒 有 太 大 價(jià) 值 ， 而 且 會(huì) 增 加 大 量 不 必 要 的 編 目 工 作 ， 影 響 到 整 理 和 利 用 時(shí)的 工 作 效 率 ， 因 而 同 樣 作 為 一 件 處 理 。 至 于 來 文 與 復(fù) 文 來 說 ， 原 《 規(guī) 則 》規(guī) 定 “ 可 為 一 件 " ， 《 規(guī) 則 》 修 訂 時(shí) 改 為 “ 一 般 獨(dú) 立 成 件 ， 也 可 為 一 件 " ， 有 限 度 地 延 續(xù) 之 前 作 為 一 件 的 整 理 方 法 。 《 規(guī) 則 》 允 許 將 這 些 文 件 兩 份 或 多 份 作 為 一 件 ， 作 為 整 理 的 基 本 單 位 ， 這 是 《 規(guī) 則 》 靈 活 性 的 體 現(xiàn) ， 增 強(qiáng) 了 《 規(guī) 則 》 的 可 操 作 性 ， 有 較 大 的 實(shí) 際 意 義 。 具 體 而 言 ， 這 類 文 件 包 括 ： 

（ 1 ） 正 文 與 附 件 

附 件 是 指 附 屬 于 正 文 之 后 的 其 他 文 件 材 料 ， 作 為 正 文 的 補(bǔ) 充 說 明 或 參 考 材 料 ， 如 附 帶 的 圖 表 、 統(tǒng) 計(jì) 數(shù) 字 、 正 文 批 準(zhǔn) 或 發(fā) 布 的 法 規(guī) 文 件 等 等 。 一 般 來 說 ， 正 文 與 附 件 為 一 件 ； 如 果 附 件 數(shù) 量 較 多 或 者 太 厚 不 易 裝 訂 時(shí) ， 也 可 各 為 

（ 2 ） 文 件 正 本 與 不 同 稿 本 

同 一 文 件 除 正 本 外 ， 在 撰 寫 、 印 刷 過 程 中 形 成 的 不 同 稿 本 ， 包 括 歷 次 修 改 稿 、 討 論 稿 、 征 求 意 見 稿 、 定 稿 等 ， 也 可 能 需 要 留 存 。 一 般 來 說 ， 這 些 稿 本 與 正 本 為 一 件 ， 但 這 些 稿 本 過 厚 不 易 裝 訂 的 ， 也 可 單 獨(dú) 作 為 一 件 。 

（ 3 ） 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 與 被 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 

轉(zhuǎn) 發(fā) 文 與 被 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 是 一 份 文 件 的 不 同 部 分 ， 前 者 往 往 包 括 貫 徹 意 見 及 執(zhí) 行 要 求 ， 后 者 則 是 具 體 內(nèi) 容 ， 它 們 在 發(fā) 揮 文 件 效 力 方 面 難 以 分 割 ， 因 此 也 應(yīng) 作 為 一 件 。 

（ 4 ） 原 件 與 復(fù) 制 件 

對(duì) 于 制 成 材 料 、 字 跡 材 料 等 不 利 于 檔 案 保 管 的 文 件 （ 如 熱 敏 紙 傳 真 件 、 鉛 筆 書 寫 的 重 要 文 件 ） ， 以 及 使 用 中 出 現(xiàn) 破 損 的 文 件 ， 應(yīng) 復(fù) 制 后 歸 檔 。 復(fù) 制 件 包 括 復(fù) 印 機(jī) 制 作 的 復(fù) 印 件 、 計(jì) 算 機(jī) 重 新 打 印 件 以 及 手 工 謄 寫 的 抄 件 等 。 這 些 復(fù) 制 件 應(yīng) 與 原 件 作 為 一 件 。 

（ 5 ） 正 本 與 翻 譯 本 

歸 檔 文 件 除 正 本 外 ， 還 有 其 他 不 同 語(yǔ) 言 的 翻 譯 本 （ 含 少 數(shù) 民 族 文 字 文 本 ） 需 要 留 存 的 ， 一 般 來 說 ， 文 件 的 正 本 與 翻 譯 本 為 一 件 ， 但 翻 譯 本 過 厚 不 易 裝 訂 的 ， 也 可 單 獨(dú) 作 為 一 件 ； 多 種 不 同 語(yǔ) 言 的 翻 譯 本 也 可 各 為 一 件 。 

（ 6 ） 中 文 本 與 外 文 本 

同 一 文 件 除 中 文 本 外 ， 還 有 內(nèi) 容 與 中 文 文 本 相 對(duì) 應(yīng) 的 外 文 文 本 需 要 歸 檔 的 ， 一 般 來 說 ， 文 件 的 中 文 本 與 外 文 本 為 一 件 ， 但 外 文 本 過 厚 不 易 裝 訂 的 ， 也 可 單 獨(dú) 作 為 一 件 ； 多 種 不 同 語(yǔ) 言 的 外 文 本 也 可 各 為 一 件 。 

（ 7 ） 報(bào) 表 、 名 冊(cè) 、 圖 冊(cè) 等 

報(bào) 表 、 名 冊(cè) 、 圖 冊(cè) 等 一 般 每 冊(cè) （ 本 ） 內(nèi) 容 都 相 對(duì) 完 整 ， 具 有 獨(dú) 立 的 檢 索 價(jià) 值 ， 因 此 應(yīng) 按 照 其 本 來 的 裝 訂 方 式 ， 一 冊(cè) （ 本 ） 作 為 一 件 。 但 報(bào) 表 、 名 冊(cè) 、 圖 冊(cè) 等 作 為 文 件 附 件 時(shí) ， 一 般 與 文 件 一 起 作 為 一 件 。 

（ 8 ） 會(huì) 議 紀(jì) 要 、 會(huì) 議 記 錄 

機(jī) 關(guān) 在 記 錄 會(huì) 議 記 錄 時(shí) ， 有 的 使 用 制 式 的 會(huì) 議 記 錄 紙 ， 有 的 使 用 專 用 記 事 本 。 使 用 專 用 記 事 本 記 錄 的 ， 一 本 會(huì) 議 記 錄 應(yīng) 作 為 一 件 保 存 ， 但 不 同 年 度 、 不 同 會(huì) 議 類 型 的 會(huì) 議 記 錄 不 應(yīng) 作 為 一 件 。 使 用 會(huì) 議 記 錄 紙 記 錄 的 ， 可 以 一 次 會(huì) 議 記 錄 作 為 一 件 ， 也 可 根 據(jù) 材 料 厚 度 自 定 件 數(shù) ， 如 一 年 或 半 年 的 作 為 一 件 。 

機(jī) 關(guān) 在 形 成 會(huì) 議 紀(jì) 要 時(shí) ， 一 般 以 一 次 會(huì) 議 為 一 件 。 

（ 9 ） 來 文 與 復(fù) 文 

“ 來 文 與 復(fù) 文 " 或 稱 為 “ 往 復(fù) 文 件 " ， 是 對(duì) 聯(lián) 系 密 切 的 來 往 性 質(zhì) 的 文 件 材 料 的 概 括 性 表 述 ， 包 括 “ 去 文 與 復(fù) 文 " “ 來 文 與 辦 理 結(jié) 果 " 等 ， 從 文 種 上 看 包 括 請(qǐng) 示 與 批 復(fù) 、 報(bào) 告 與 批 示 、 函 與 復(fù) 函 等 。 對(duì) 于 往 復(fù) 文 件 ， 原 《 規(guī) 則 》 規(guī) 定 “ 可 為 一 件 " ， 實(shí) 踐 中 各 地 區(qū) 、 各 部 門 也 大 多 采 取 組 成 一 件 的 方 式 進(jìn) 行 管 理 ， 這 種 做 法 在 紙 質(zhì) 文 件 整 理 上 是 完 全 沒 問 題 的 ， 但 是 如 果 依 此 對(duì) 電 子 文 件 或 者 數(shù) 字 化 成 果 進(jìn) 行 整 理 ， 來 文 與 復(fù) 文 為 一 件 可 能 會(huì) 增 加 管 理 層 次 ， 帶 來 子 件 問 題 。 由 于 各 地 區(qū) 、 各 部 門 尚 未 對(duì) 子 件 形 成 一 致 意 見 ， 《 規(guī) 則 》 修 訂 時(shí) 強(qiáng) 調(diào) 來 文 與 復(fù) 文 “ 一 般 獨(dú) 立 成 件 ， 也 可 為 一 件 六 作 為 不 采 取 子 件 形 式 進(jìn) 行 文 件 整 理 的 解 決 方 案 。 在 具 體 執(zhí) 行 上 ， 各 地 區(qū) 、 各 部 門 可 以 根 據(jù) 實(shí) 際 情 況 靈 活 掌 握 。 

需 要 注 意 的 是 ， 來 文 與 復(fù) 文 “ 一 般 獨(dú) 立 成 件 ， 也 可 為 一 件 " 要 與 “ 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 與 被 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 為 一 件 ” 的 情 況 相 區(qū) 分 。 

（ 10 ） 文 件 與 文 件 處 理 單 或 發(fā) 文 稿 紙 

文 書 處 理 較 規(guī) 范 的 機(jī) 關(guān) ， 文 件 在 運(yùn) 轉(zhuǎn) 過 程 中 一 般 都 附 有 文 件 處 理 單 或 者 擬 辦 單 、 發(fā) 文 稿 紙 ， 有 的 還 附 有 領(lǐng) 導(dǎo) 批 示 的 簽 批 條 等 。 這 些 表 單 真 實(shí) 地 記 錄 了 文 件 的 形 成 、 辦 理 過 程 ， 是 歸 檔 文 件 不 可 分 割 的 重 要 組 成 部 分 ， 應(yīng) 與 相 關(guān) 文 件 作 為 一 件 。 

01 ） 介 紹 信 及 存 根 、 新 聞 報(bào) 道 材 料 

介 紹 信 及 存 根 可 依 材 料 多 少 按 時(shí) 間 順 序 自 定 件 數(shù) ， 如 一 年 或 半 年 的 作 為 一 件 。 需 要 注 意 的 是 ， 應(yīng) 把 同 一 人 的 組 織 關(guān) 系 （ 黨 、 團(tuán) ） 、 行 政 關(guān) 系 、 工 資 關(guān) 系 介 紹 信 或 存 根 排 列 在 一 起 。 另 外 ， 組 織 人 事 部 門 或 有 些 比 較 大 的 系 統(tǒng) 等 ， 往 往 形 成 大 量 的 介 紹 信 或 存 根 ， 可 按 原 裝 訂 方 式 ， 一 冊(cè) 作 為 一 件 ， 但 跨 年 度 的 材 料 應(yīng) 分 別 組 件 。 新 聞 報(bào) 道 材 料 的 組 件 也 依 此 辦 理 。 

02 ） 行 政 審 批 、 處 罰 等 材 料 

機(jī) 關(guān) 行 政 管 理 工 作 中 形 成 的 審 批 、 審 查 、 核 準(zhǔn) 等 文 件 材 料 ， 以 及 行 政 處 罰 、 處 分 、 復(fù) 議 、 國(guó) 家 賠 償 等 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 ， 一 次 審 批 或 處 罰 材 料 之 間 聯(lián) 系 緊 密 ， 如 各 自 組 件 會(huì) 影 響 檔 案 的 檢 索 利 用 。 一 般 情 況 下 ， 一 次 審 批 、 審 查 、 核 準(zhǔn) 、 處 罰 、 處 分 、 復(fù) 議 、 國(guó) 家 賠 償 形 成 的 文 件 材 料 應(yīng) 作 為 在 組 件 過 程 中 ， 還 應(yīng) 注 意 不 能 擅 自 擴(kuò) 大 組 件 的 范 圍 。 有 的 單 位 將 同 一 事 由 的 若 干 文 件 作 為 一 件 處 理 。 這 種 做 法 雖 然 使 整 理 工 作 簡(jiǎn) 化 了 ， 但 卻 給 將 來 的 檢 索 利 用 帶 來 不 便 。 如 將 某 下 屬 單 位 申 請(qǐng) 某 項(xiàng) 專 業(yè) 經(jīng) 費(fèi) 的 請(qǐng) 示 、 該 局 的 批 復(fù) 和 局 內(nèi) 承 辦 部 門 的 經(jīng) 辦 過 程 文 件 作 為 一 件 整 理 ， 將 來 利 用 者 只 想 查 看 關(guān) 于 這 項(xiàng) 經(jīng) 費(fèi) 申 請(qǐng) 工 作 的 經(jīng) 辦 情 況 ， 從 歸 檔 文 件 目 錄 上 就 很 難 檢 索 到 ， 不 符 合 深 化 檢 索 的 指 導(dǎo) 思 想 ， 這 種 做 法 應(yīng) 該 免 。 

二、 件 內(nèi) 文 件 排 序 

1. 件 內(nèi) 文 件 排 序 規(guī) 則 

多 份 文 件 作 為 一 件 時(shí) ， 件 內(nèi) 文 件 之 間 的 排 列 順 序 應(yīng) 遵 循 《 規(guī) 則 》 5 ． 1.2 執(zhí) 行 ， 即 ： 

（1） 正 文 在 前 ， 附 件 在 后 ； 

（ 2 ） 正 本 在 前 ， 定 稿 在 后 ； 

（ 3 ） 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 在 前 ， 被 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 在 后 ； 

（ 4 ） 原 件 在 前 ， 復(fù) 制 件 在 后 ； 

（ 5 ） 不 同 文 字 的 文 本 ， 無 特 殊 規(guī) 定 的 ， 漢 文 文 本 在 前 ， 少 數(shù) 民 族 文 字 文 本 在 后 ； 

（ 6 ） 中 文 本 在 前 ， 外 文 本 在 后 ； 

〈 7 ） 來 文 與 復(fù) 文 作 為 一 件 時(shí) ， 復(fù) 文 在 前 ， 來 文 在 后 ； 

（ 8 ） 有 文 件 處 理 單 或 發(fā) 文 稿 紙 的 ， 文 件 處 理 單 在 前 ， 收 文 在 后 ； 正 本 在 前 ， 發(fā) 文 稿 紙 和 定 稿 在 后 。 

除 《 規(guī) 則 》 明 確 說 明 的 情 況 外 ， 以 下 情 況 多 份 文 件 作 為 一 件 時(shí) 應(yīng) 注 意 ： 

（ 1 ） 會(huì) 議 紀(jì) 要 、 會(huì) 議 記 錄 應(yīng) 按 照 時(shí) 間 先 后 排 序 ； 

（ 2 ） 介 紹 信 及 存 根 應(yīng) 按 照 人 員 結(jié) 合 時(shí) 間 先 后 排 序 ； 

（ 3 ） 新 聞 報(bào) 道 材 料 應(yīng) 按 照 媒 體 種 類 結(jié) 合 時(shí) 間 先 后 排 序 ； 

（ 4 ） 行 政 審 批 、 處 罰 等 材 料 應(yīng) 結(jié) 論 性 材 料 在 前 ， 其 他 材 料 依 工 作 流 程 順 序 排 列 在 后 。 

2、 示例 

由 于 收 文 和 發(fā) 文 在 機(jī) 關(guān) 歸 檔 文 件 中 最 為 常 見 ， 數(shù) 量 也 比 較 多 ， 下 面 以 收 文 和 發(fā) 文 為 例 ， 以 圖 示 的 方 式 直 觀 地 說 明 件 內(nèi) 文 件 的 排 序 情 況 。 

（ 1) 收 文 

機(jī) 關(guān) 在 收 到 文 件 后 ， 一 般 會(huì) 粘 貼 文 件 處 理 單 ， 再 對(duì) 文 件 進(jìn) 行 運(yùn) 轉(zhuǎn) 處 理 。 

收 到 的 文 件 有 正 文 、 附 件 的 ， 連 同 文 件 處 理 單 一 起 組 成 一 件 。 排 列 的 前 后 順 序 依 次 是 文 件 處 理 單 、 正 文 、 附 件 ， 如 圖 3 一 3 所 示 。 

機(jī) 關(guān) 發(fā) 文 一 般 是 先 擬 稿 ， 填 寫 發(fā) 文 稿 紙 ， 再 對(duì) 擬 寫 稿 件 依 次 審 核 后 形 成 定 稿 ， 最 后 印 發(fā) 正 式 文 件 ， 即 正 本 。 因 此 ， 發(fā) 文 稿 紙 記 錄 了 擬 稿 形 成 定 稿 的 審 核 （ 甚 至 修 改 ） 過 程 ， 與 定 稿 的 關(guān) 系 更 為 密 切 。 因 此 ， 正 本 、 發(fā) 文 處 理 單 、 定 稿 應(yīng) 按 前 后 順 序 依 次 排 列 ， 如 圖 3 一 4 所 示 。 

發(fā) 文 中 如 存 在 附 件 、 復(fù) 制 件 、 少 數(shù) 民 族 文 字 文 本 、 外 文 本 的 ， 在 正 本 、 發(fā) 文 處 理 單 、 定 稿 的 按 前 后 順 序 排 列 的 基 礎(chǔ) 上 ， 再 按 照 《 規(guī) 則 》 要 求 進(jìn) 一 步 排 列 即 可 。