摘要： 檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》2015版中的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的特征，分為若干類別，并將各類別按照層級關系組合為一個有機整體的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。
對歸檔文件進行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對歸檔文件排列、編目、排架等都有著重要意義。因此，《規(guī)則》雖然對歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)進行了簡化，但分類仍然作為必不可少的基本步驟保留了下來.
一、分類方法
分類方法也稱為“分類標準"“分類特征”或“分類原則"。合理選擇分類方法，很大程度上決定了分類的質(zhì)量。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，《規(guī)則》選擇年度、機構（問題）和保管期限作為基本的、通用的分類方法，這是由于這三種分類方法在各地區(qū)、各部門檔案部門使用率最高，并且反映了檔案管理的基本規(guī)律和要求。按照這三種方法對歸檔文件進行分類，在各級各類檔案室都可以實現(xiàn)檔案的有序管理和有效檢索。
1.年度分類法
年度分類法，就是將文件按其形成年度進行分類。年度分類法是運用最廣泛的分類方法。歸檔文件按年度特征分類，可以反映出一個機關單位每年工作的特點和逐年發(fā)展變化的情況，并且同現(xiàn)行機關以年度為單位將文件整理歸檔的制度相吻合，類目設置標準清楚、明確。
《規(guī)則》規(guī)定“跨年度一般應以文件簽發(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸人閉幕年。跨年度辦理的文件歸人辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明?！边\用年度分類法時，正確地判定文件的日期并歸人相應的歸檔年度，是決定分類質(zhì)量的關鍵。正確理解《規(guī)則》對于確定“歸檔年度”的有關要求，必須注意以下幾種情況：
（1）文件有多個時間特征
一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分年度，也就是確定歸檔年度時，一般來說應以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準，據(jù)以判定文件所屬年度。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，《規(guī)則》統(tǒng)一規(guī)定為按文件簽發(fā)日期（即落款日期）判定文件歸檔年度，以進一步簡化分類中的概念和操作。例如，20m年形成的《20H年工作計劃》，應歸人20]．0年度；20H年形成的《2010年機關工作總結》，應歸人20H年；2012年制定發(fā)布、2013年生效的法律法規(guī)，應歸人2012年。
（2）跨年度形成的文件
機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，可能會跨年度形成文件，這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結年度歸檔，分類時也都歸人辦結年度。這樣，將來在檔案管理和提供利用時，可在工作結束年的檔案中找到該職能活動形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。比如，跨2010年、2011年兩個年度的會議，其形成的文件材料統(tǒng)一在閉幕年，即2011年整理歸檔，分類時這些文件材料的歸檔年度都統(tǒng)一為2011年；跨2010年、2011年兩個年度處理的案件，其形成的文件材料統(tǒng)一在結案年，即2011年整理歸檔，分類時這些文件材料的歸檔年度都統(tǒng)一為2011年；當來文與復文作為一件歸檔時，下級單位2012年12月寫的請示，上級單位2013年1月批復，則該請示應連同辦理過程中形成的其他文件一起歸人2013年。對于年度跨度過大的職能活動，要同時考慮機關文件歸檔制度和此項工作每年的文件形成量，酌情予以適當放寬處理。比如機關文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散到各年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應掌握同一尺度，以方便查找利用。此外，如果這項工作每年的文件形成量較大，不及時歸檔就有可能會影響到這些文件的齊全完整，并增加平時管理的難度，同樣可以將這些文件分散到各個年度內(nèi)歸檔。
需要特別說明的是，在信息化環(huán)境下，為了做到隨辦隨歸、方便電子文件管理，在實踐中應盡可能通過調(diào)整組件、排列方式等手段，盡量使歸檔年度與形成年度保持一致，以減少在電子文件上附加與文件本身無關且容易產(chǎn)生混淆的信息，以簡化整理、方便管理。
（3）幾份文件組為一件時，“件”的歸檔年度
《規(guī)則》規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復制件、來文與復文等也可作為一件，這時判定“件”的歸檔年度，應以裝訂時排在最前面的文件的簽發(fā)日期（即落款日期）為準。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準；正文與附件為一件，以正文為準；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準；來文與復文為一件，以復文為準。
（4）文件沒有標注日期
此類情況常見于內(nèi)部文件（白頭文件），需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)以按年度合理歸類。當文件的形成年度確實無法考證時，可以將歸檔時的年度作為其歸檔年度，并在備注項加以說明。
（5）專門年度歸檔文件的分類方法
如果立檔單位一部分工作是按照專門年度進行的，如學校的教學年度等，采用年度分類法時。對這部分工作中形成的文件，就應按照專門年度進行分類。例如，學校以學年為單位進行工作，形成的文件應按教學年度分類，其他文件仍按一般年度分類。綜合管理時可將這兩種年度的文件有規(guī)律地組織起來，依次劃分年度類別，如2010年與2010一2011學年歸人同一類。
2、機構（問題）分類法
機構（問題）分類法也是現(xiàn)行機關常見的一種分類法。制定分類方案時，機構分類法與問題分類法不宜同時采用，而應根據(jù)機關歸檔文件的實際情況選擇其中一種。
（1）機構分類法
機構分類法就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦機構對歸檔文件分類。采用機構分類法，能有效地保持全宗內(nèi)文件在來源方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌；同時由于每個機構都承擔某方面的職能和任務，按機構分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件，便于按照一定的專題查找和利用檔案。特別是對于歸檔文件由各機構分工整理的情況下，每個機構向檔案室移交的歸檔文件，就自然構成一類，使全宗內(nèi)分類體系的設計大大簡化。
采用機構分類法時，一般來說，有一個機構就設置一個類，機構名稱就是類名。各類的次序可按照本機關機構序列表的規(guī)定或習慣上的順序來排列。一般是領導機構、綜合性機構排在最前面，再依次排列各業(yè)務部門。例如先排辦公室，后排業(yè)務處（室）、后勤部門等。
采用機構分類法，原則上以哪個機構名義發(fā)文的文件就歸人哪個機構的類中。有些文件是由幾個機構共同處理的，如何歸類則須視具體情況而定：有主辦者的一般歸人主辦機構；以機關名義發(fā)出的文件，則歸人有關機構類中。業(yè)務部門起草、以機關或辦公廳（室）名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責或業(yè)務，則應歸人負責起草文件的機構類中，否則歸人負責發(fā)文的綜合機構內(nèi)。
機關單位內(nèi)設置的臨時機構，應和其他機構一樣設類，形成的歸檔文件歸人該類保存。有的臨時機構是與該立檔單位某一內(nèi)部機構合署辦公，并以該機構為常設機構，那么形成的文件應歸人該內(nèi)部機構類中；如果臨時機構涉及兩個以上的內(nèi)部機構，則應根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容、數(shù)量多少等，由這些機構協(xié)商后確定分類方法。
有的機關內(nèi)部機構體系復雜，如有的部委下設司（局），司（局）下又設處（室），這種情況下，一般應選擇司（局）級機構進行分類；處（室）業(yè)務獨立性強、職能重要的，也可選擇處（室）級機構進行分類。
（2）問題分類法
問題分類法就是按照文件內(nèi)容所涉及的問題對歸檔文件分類。采用問題分類法，可以避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案。特別是由于設類可以不受內(nèi)部機構的限制，機關的中心任務和主要活動可以單獨設類，能夠比較突出地反映一個機關職能活動的主要面貌。
在實際工作中，使用問題分類法的立檔單位，大多參照本單位內(nèi)部組織機構的職能性質(zhì)來設置類別，例如，將黨委、工會、共青團等機構形成的歸檔文件劃為“黨群類"，業(yè)務部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務類”，行政后勤部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等等。
問題分類法主觀性較強，應慎重采用，特別是不要輕易打亂組織機構而先按問題分類。同時，要注意按照機關的基本職能來設置類別，類目體系力求簡明，合乎邏輯。文件歸類應按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的歸檔文件在去年放人哪類中，今年亦應歸人同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨意更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
3．保管期限分類法
保管期限分類法就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類，即將不同保管期限的歸檔文件分開。采用保管期限分類法，能夠?qū)⒉煌瑑r值的歸檔文件從實體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施，同時為庫房排架、檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。
按保管期限分類排列可能使同一事由的不同歸檔文件因價值不同而分盒和分架保管，這就要求發(fā)揮計算機輔助管理的作用，實現(xiàn)相關文件的族性檢索；在手工管理條件下，可通過編制專題目錄提高檢索效率。
有的單位歸檔文件整理中還采用了級別、文號等分類方法。實踐證明，無論級別、文號還是其他分類方法，都不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，反而會割裂歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，造成同一事由文件的分散，從而違背“事由原則”。實際工作中，使用級別或文號這兩種分類方法的機關都存在著提供利用方面的困難。因此《規(guī)則》沒有推薦使用除年度、保管期限和機構、問題之外的其他分類方法。
二、復式分類法及其分類方案
在實際工作中，當歸檔文件數(shù)量較多時，分類工作需要分層進行，單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，較多的是將幾種分類方法結合使用，稱之為復式分類法。復式分類法的分類方案是依據(jù)確定的分類法，分層標列類目名稱，以固定全宗內(nèi)歸檔文件類別的分類體系。這是機關檔案工作的基礎，也是歸檔文件整理的重要依據(jù)。下面列舉幾種常用的復式分類法，并對相應的分類方案加以說明。
I.年度一機構一保管期限分類法
即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機構分類，再在機構下按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機構設置比較穩(wěn)定的立檔單位。此方法適宜于推行部門整理歸檔的機關單位，《規(guī)則》將其列人條文中推薦采用。此時分類方案為：
2010年：
辦公室…….永久、30年、10年
館室司…….永久、30年、10年
法規(guī)司…….永久、30年、10年
…….
2011年：
辦公室一一永久、30年、]0年
館室司一一永久、30年、10年
法規(guī)司一一永久、30年、10年
……..
2012年：……..
與此類似的還有年度一保管期限一機構分類法。
2．年度一問題一保管期限分類法
即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按問題分類，再在問題下按保管期限分類。這種分類方法多用于內(nèi)部機構復雜多變，或由于機構之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機構，以及沒有內(nèi)部機構或內(nèi)部機構非常簡單等情況。此時分類方案為：
2010年:
黨群類……..永久、30年、10年
業(yè)務類……..永久、30年、10年
行政類……..永久、30年、10年
2011年：
黨群類一一永久、30年、10年
業(yè)務類一一永久、30年、10年
行政類一一永久、30年、10年
2012年：……..
與此類似的還有年度一保管期限一問題分類法。
3．年度一保管期限分類法
即先將歸檔文件按年度分類，再在年度下按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機構設置簡單的基層單位或規(guī)模較小的機關，或者每年形成文件數(shù)量少的機關。此方法被《規(guī)則》列人條文中推薦采用。此時分類方案為：
2010年：永久、30年、10年
20H年：永久、30年、10年
2012年：……..
4．保管期限一年度一機構分類法
即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按機構分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機構設置比較穩(wěn)定的立檔單位。此時分類方案為：
永久：
2010年 辦公室、館室司、法規(guī)司……..
2011年 辦公室、館室司、法規(guī)司……..
2012年 ……..
30年：2010年辦公室、館室司、法規(guī)司……..
2011年 辦公室、館室司、法規(guī)司……
2012年 …….
10年：
2010年 辦公室、館室司、法規(guī)司……
2011年 辦公室、館室司、法規(guī)司……
2012年 …….
與此類似的還有保管期限一機構一年度分類法。
5.機構一年度一保管期限分類法
即先將歸檔文件按機構分類，每個機構下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機構基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷機關的文件整理歸檔工作。此時分類方案為：
辦公室：
2010年 …….永久、30年、10年
2011年 …….永久、30年、10年
2012年 …….永久、30年、10年
館室司：
2010年 …….永久、30年、10年
2011年 …….永久、30年、10年
2012年 …….永久、30年、10年
法規(guī)司：…….
與此類似的還有機構一保管期限一年度分類法
6.保管期限一年度一問題分類法
即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按問題分類。這種分類方法同樣適用于不宜按機構分類的情況。此時分類方案為：
永久：
2010年…….黨群類、業(yè)務類、行政類
2011年 …….黨群類、業(yè)務類、行政類
2012年 …….
30年：
2010年…….黨群類、業(yè)務類、行政類
2011年 …….黨群類、業(yè)務類、行政類
2012年 …….
10年：
2010年…….黨群類、業(yè)務類、行政類
2011年 …….黨群類、業(yè)務類、行政類
2012年 …….
與此類似的還有保管期限一問題一年度分類法。
7．問題一年度一保管期限分類法
即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此方法適用于撤銷機關的文件整理歸檔工作或歷史檔案整理工作。此時分類方案為：
黨群類：
2010年…….黨群類、業(yè)務類、行政類
2011年 …….黨群類、業(yè)務類、行政類
2012年 …….
業(yè)務類：
2010年…….黨群類、業(yè)務類、行政類
2011年 …….黨群類、業(yè)務類、行政類
2012年 …….
行政類：…….
與此類似的還有問題一保管期限一年度分類法。
8.保管期限一年度分類法
即先將歸檔文件按保管期限分類，再在保管期限下按年度分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機構設置簡單的基層單位或規(guī)模較小的機關，或者每年形成的文件數(shù)量少的機關。此時分類方案為：
永久：2010年、201]年、2012年…….
30年：2010年、2011年、2012年…….
10年：2010年、2011年、2012年…….
三、分類法的選擇
分類方案是分類工作的依據(jù)，因此應保持相對穩(wěn)定，以保持分類體系的連續(xù)性，便于查找利用。但在實際中，隨著工作的發(fā)展，機關各方面情況可能發(fā)生變化，整理歸檔文件時也可以對分類方案的不合理之處加以調(diào)整，但須防止分類方案頻繁變更。確需調(diào)整時，最好從一個新的階段開始，不要將已整理好的歸檔文件打亂重整，或者與原方案交叉進行，以免引起分類體系的混亂。此外，對分類方案的調(diào)整情況，應在全宗指南中說明，以便檔案管理前后工作的銜接。
選擇幾級分類，需要從簡化整理和便于利用兩方面進行綜合考慮；規(guī)模較大的機關如國務院部委一級機關，文件形成量大，如果不分機構，“件號”必須等到年終文件歸檔齊全后才能確定，因而不利于檔案人員以“隨辦隨歸”的方式進行歸檔文件整理，造成工作量的積壓。即使機關檔案室有能力承擔集中整理的工作量，由于這種分類方案沒有體現(xiàn)出歸檔文件在組織機構或問題方面的形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，也會給今后的檔案管理和提供利用造成困難，因此，規(guī)模較大的機關無論選擇在哪個環(huán)節(jié)整理歸檔文件，都不宜選擇“年度一保管期限'，兩級分類。
《規(guī)則》5.2.2、5.2.3規(guī)定，歸檔文件一般采用年度一機構（問題）
保管期限、年度一保管期限一機構（問題）等方法進行三級分類。規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度一保管期限等方法進行兩級分類。從《規(guī)則》條文分析，《規(guī)則》并不嚴格限定年度、保管期限、機構（問題）在組合成復式分類法時的先后順序，但對三種分類方法的可選擇性作出了規(guī)定。其中，年度、保管期限是必選項，也就是任何機關整理歸檔文件都必須分年度、分保管期限進行。機構（問題）作為選擇項，是因為在基層單位或規(guī)模較小的機關，每年形成的文件數(shù)量少，或者內(nèi)部機構設置簡單，這種情況下無須再按機構（問題）進一步細分；而在大的機關，文件一般由各文書處理部門分工整理歸檔，機構（問題）則往往是必選項。
不過，從多年的實踐來看，雖然分類法和分類方案存在多種可能性，但是各地區(qū)、各部門采用的分類方案已經(jīng)日趨相同，進行三級分類的，一般采用年度一機構（問題）一保管期限、年度一保管期限一機構（問題）等方法進行分類，其中又以年度一機構（問題）一保管期限分類方法最為常見；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，一般采用年度一保管期限、保管期限一年度等方法進行兩級分類，其中以度一保管期限分類方法也最為常見。由此，根據(jù)《規(guī)則》要求，推薦各地區(qū)、各部門優(yōu)先采用如下分類法：
．年度一機構（問題）一保管期限
．年度一保管期限一機構（問題）
．年度一保管期限
需要說明的是，選擇復式分類法要嚴格按邏輯規(guī)則設置類目，同一分類層次只能采用一種分類方法，遵循同一分類標準，否則就會違背分類的原則，影響檔案的科學管理和檢索利用。如某局采用了“年度一機構一保管期限”的方法制定分類方案，但檔案部門考慮到本局每年召開的全國性會議有重要意義，又在局內(nèi)第一個組織機構“辦公廳”之前增加了“會議類”，專門來容納大型會議形成的文件材料。這樣，分類方案中在同一分類層次中既出現(xiàn)了按機構分類，又出現(xiàn)了按問題分類。會議類中的文件本來與各部門業(yè)務有關，但被單獨抽出放人會議類，它們與業(yè)務部門其他相關文件之間的有機聯(lián)系就被割斷了。這種做法使分類體系不能正確反映機關工作的真實面貌，勢必給今后的檔案管理和提供利用工作造成困難。正確的做法就是取消“會議類”，把該類目中各個會議的歸檔文件，按照會議主辦部門或承辦部門的不同，分別歸人相應部門的類目中。